Recordkeeping

Registrar

Mantener registros precisos y completos es más que un requisito legal, es una buena práctica comercial.

¿Hemos documentado lo que se ha hecho para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido?

  • Hearing Loss Prevention Program

    Cuando los empleadores documentan la manera y el momento en que implementaron cada uno de los elementos de SVE-HNIR, pueden estar mejor preparados para demostrar el cumplimiento de las normas correspondientes.

    Además, los registros apropiados pueden funcionar como evidencia para ayudar al empleador a realizar un seguimiento preciso de la audición de los empleados a lo largo del tiempo y, si es necesario, registrar los casos de pérdida de la audición inducida por el ruido relacionada con el trabajo en FUEREL (Formato Único de Registro de Enfermedades Laborales) del Ministerio de Trabajo; además, el empleador puede responder a los reclamos de indemnización de un trabajador.


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Aportes clave

    • La documentación adecuada de los pasos realizados para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido brinda beneficios tanto para el empleador como para el trabajador expuesto al ruido.
    • Los registros completos y precisos son necesarios para determinar si los desplazamientos del umbral estándar establecidos por el Ministerio de Trabajo y la Universidad Javeriana están relacionados con el trabajo.
    • El Ministerio de Trabajo y otros organismos de regulación como el Ministerio de Salud requieren que los empleadores mantengan registros de medición de exposición y pruebas de audiometría como parte del SVE-HNIR y que estén a disposición cuando sea necesario.
    • El mantenimiento de registros adecuado facilita a los empleadores la evaluación de la efectividad de los SVE-HNIR..
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    • Registro FUREL -FURAT del Ministerio de Trabajo

    • Desplazamiento del umbral estándar registrable

    • Desplazamiento del umbral estándar

    • Resolución 2400 de 1997. Resolución 1401 de 2007. Resolución 0156 de 2005
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Introducción al mantenimiento de registros

  • Muchas empresas adoptan la filosofía de "documentar todo", mientras que otras guardan registros de lo necesario solamente. A pesar del esfuerzo adicional que requiere documentar todas las acciones realizadas para reducir la exposición del empleado al ruido peligroso, la documentación puede ayudar a reforzar la capacidad del empleador para demostrar la efectividad del SVE-HNIR en caso de una inspección, auditoría o evaluación del SVE.

  • Evalúa si los registros del SVE-HNIR se guardarán de forma electrónica, en papel o ambas y si se conservarán en una base de datos central o en cada ubicación. Un proceso bien definido que se siga de forma coherente ayuda a reducir la posibilidad de perder registros y puede incrementar la utilidad de los datos.

    Es necesario mantener el resgistro de la documentación por el tiempo que estipula el Decreto 1072 de 2015, en la que anuncia, entre otros, que las mediciones higiénicas industriales (incluyendo ruidos) y el registro de suministro de EPP deben mantenerse por 20 años.

  • Para cada tipo de información incluida en los registros del SVE-HNIR, el empleador debe decidir quién será la persona responsable de capturar los datos y quién podrá verlos una vez que estén guardados. Para ello, se debe basar en lo establecido en el decreto 2346 de 2007 "por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales" del Ministerio de Trabajo, para limitar el acceso a los registros a aquellos que deban revisar los datos por cuestiones de gestión del SVE, ayuda a reducir la posibilidad de comprometer los registros de algún modo o que se borren o modifiquen los datos de forma inadvertida.

  • Dado que los registros del SVE-HNIR incluyen información médica confidencial, se recomienda protegerlos para ayudar a garantizar la privacidad de los trabajadores y asegurarse de que solo las personas con las credenciales correctas tengan acceso a los datos confidenciales. Además, como existen normas de privacidad de la salud y los datos que regulan el almacenamiento, el acceso o la transmisión de la información como el Decreto 2346 de 2007 "por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales" del Ministerio de Trabajo, debes asegurarte de comunicarte con tu asesor legal para garantizar el pleno cumplimiento con dichas reglas y normas.


¿Qué se necesita?

  • NOM-011 STPS pide los siguientes registros

    Decreto 8321 de 1983 del Ministerio de Salud: "Por la cual se dictan normas sobre Protección y Conservación de la Audición de la Salud y el bienestar de las personas, por causa de la producción y emisión de ruidos" del Ministerio de Trabajo; Resolución 1792 de 1990 "Por la cual se adoptan valores límites permisibles para la exposición ocupacional al ruido" del Ministerio de Trabajo; Resolución 2400 de 1979, "Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo" del Ministerio de Trabajo, Capítulo IV ; GATI-HNIR (Guías de Atención Integral Basada en la Evidencia para Hipoacúsia Neurosensorial Inducida por Ruido en los Lugares de Trabajo) del Ministerio de Trabajo.

    Para la industria en general, La Presidencia de la República y el Ministerio de Trabajo requiere que los empleadores mantengan un registro preciso de las mediciones de exposición a ruidos durante 20 años y registros de audiometrías durante el período de empleo del trabajador que se encuentre en el SVE-HNIR.

    Estos son los tipos registros de prueba auditiva que se deben conservar:

    • Nombre y clasificación del empleado
    • Fecha del audiograma
    • Nombre del examinador
    • Fecha de la última calibración del audiómetro
    • Evaluación de exposición a ruidos más reciente del empleado
    • Mediciones de niveles de sonidos de fondo en la sala donde se realiza la audiometría

    Los funcionarios de la Dirección Territorial del Ministerio de Trabajo y representantes de esta entidad, o de entidades gubernamentales autorizadas, deben tener acceso a los registros. Cuando se cambia la titularidad de la empresa o se transfiere a los empleados a un nuevo empleador, los registros de pruebas auditivas y exposición a ruidos descritos anteriormente deben transferirse al empleador sucesor, quien debe conservarlos durante los períodos indicados anteriormente.


Nociones básicas del mantenimiento de registros

Los beneficios que se obtienen cuando los empleadores registran cuidadosamente las acciones para prevenir la pérdida de audición son, en gran parte, proporcionales a la exactitud, integridad y accesibilidad de los documentos.

  • Precisión

    La mayoría de las decisiones tomadas por las personas que gestionan los SVE-HNIR dependen de la calidad de los datos que registra el empleador. Cuando los datos contienen errores o existe una variación excesiva, puede generar dudas a los responsables de la toma de decisiones sobre la exactitud de los registros y dificultar la gestión segura del SVE. Para ayudar a prevenir que esto suceda, establece un proceso sólido de mantenimiento de registros y verifica que la persona clave en el SVE siga el proceso. Cada persona que tenga acceso a los registros del SVE-HNIR debe estar capacitada para buscar indicios de que los registros no son exactos o no reflejan las acciones realizadas para implementar el SVE. Además, asegúrate de consultar con tu asesor legal para garantizar que se sigan todas las reglas y normas gubernamentales con respecto al almacenamiento, al acceso y a la transmisión de la información personal y médica.
  • Integridad

    Los registros son útiles cuando están completos y se han guardado a lo largo del tiempo. Esto es muy importante cuando se trata de los datos de audiometrías. Si los registros de audiometría indican que un empleado ha experimentado un desplazamiento del umbral estándar, el empleador debe realizar un seguimiento. Si el desplazamiento del umbral estándar es potencialmente registrable, se necesita información clave para determinar si el desplazamiento auditivo se debe, al menos parcialmente, a la exposición a ruidos en el lugar de trabajo. Los registros faltantes, la información imprecisa o el vacío de datos dificultan la toma de decisiones del audiólogo o médico que revisa los registros. En este caso, el empleador no tendrá otra opción que asumir que la pérdida de audición está relacionada con el trabajo.
  • Accesibilidad

    Si bien se debe conservar la seguridad de los registros, los empleadores deben poner los registros clave a disposición de los empleados, sus representantes, miembros del equipo de prevención de pérdida de audición e inspectores o representantes de las agencias de regulación. Para ayudar a mantener el control de la documentación, establece un sistema en el cual una cantidad limitada de personas que tenga acceso directo a los registros pueda compartir copias de los documentos con otras personas que los necesiten.

Nociones avanzadas

  • Conservación de registros

    El Ministerio de Trabajo establece que los registros de mediciones de exposición a ruidos y pruebas auditivas se conserven durante un periodo de 20 años.

    Considera conservar otros registros durante el mismo período, incluidos aquellos relacionados a los siguientes temas:

    • Capacitación del empleado
    • Prueba de ajuste del protector auditivo
    • Proyectos de control de ruido
    • Resultados de otoscopia
    • Certificación del técnico en audiometría

     

  • Privacidad de la información médica

    En Colombia, el Decreto 2346 de 2007, "por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.", especifica cómo proteger la información médica y cómo los empleadores y los proveedores de atención médica pueden compartir la información médica confidencial. Las normas de privacidad del Decreto se aplican cuando los empleadores comparten información médica personal que se puede identificar, como resultados de prueba de audiometría, con otras entidades, como proveedores de atención médica y planes de salud.

¿Has tenido esto en cuenta?

    • Realizar auditorías periódicas para detectar vacíos en los registros del SVE
    • Crear una base de datos central de documentos del SVE-HNIR de todas las ubicaciones de tu empresa para permitir el acceso a personas clave
    • Establecer un sistema de solicitud de documentación para que las personas que necesiten revisar registros clave tengan acceso
    • Asegurar los datos de audiometrías con copias de seguridad de rutina, almacenamiento a largo plazo y acceso

  • NOTA IMPORTANTE: Esta información está basada en requisitos actuales seleccionados de Estados Unidos. Hay requisitos locales o nacionales que pueden ser diferentes. Consulta siempre las Instrucciones para el usuario y cumple las leyes y normas locales. El sitio web contiene información general y no se deberá confiar en esta para tomar decisiones específicas. Leer esta información no certifica competencia en seguridad y salud. La información tiene vigencia a partir de la fecha de publicación y los requisitos pueden modificarse en el futuro. No se deberá tener en cuenta la información de forma aislada, ya que el contenido, por lo general, está acompañado de información adicional o complementaria. Se deben seguir todas las leyes y normas aplicables.


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